POL_HR1 Polisi Recriwtio

Posted On : 12/05/2025

Fersiwn: F1
Dyddiad Gweithredol: 6/8/24
Perchennog y Ddogfen: Pennaeth Gwasanaethau Pobl

A yw’r Polisi hwn yn ymwneud â mi: 

  • Mae’r polisi hwn yn berthnasol i bawb sy’n gweithio i’r Awdurdod.
  • Mae hyn yn cynnwys cyflogeion, gweithwyr, contractwyr, gwirfoddolwyr, interniaid, prentisiaid ac ymgeiswyr am swyddi.

Mae’r Ddogfen hon hefyd ar gael yn Saesneg.

Cynnwys

1. Datganiad Polisi

1.1 Mae’r Awdurdod wedi ymrwymo i broses deg a thryloyw o recriwtio. Hefyd mae’r Awdurdod yn cydymffurfio’n llawn â phob gwirio cyn cyflogaeth sy’n ofynnol, gan gynnwys yr Hawl i Weithio a’r DBS, sy’n dilyn gweithdrefn deg a thryloyw.

2. Nod y Polisi

2.1 Mae’r polisi hwn yn nodi dull yr Awdurdod o ymdrin â’r broses recriwtio. Hefyd mae’r polisi hwn yn nodi dull yr Awdurdod o gynnal gwiriadau DBS a recriwtio pobl sydd â chofnod troseddol

3. Cwmpas y Polisi

3.1 Mae’r polisi hwn yn cynnwys gwybodaeth am gyfrifoldebau rheolwr llinell, rôl yr adran AD, disgrifiadau swydd a manylebau gweithwyr, meini prawf asesu, cyfweliadau (o bell ac ar y safle) a chydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant.

4. Diffiniadau

4.1  DBS: Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

5. Deddfwriaeth

5.1 Deddf Cydraddoldeb 2010

5.2 Gorchymyn Eithriadau Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974

5.3 Rheoliadau Deddf yr Heddlu

6. Meini Prawf Asesu

6.1 Rydym bob amser yn anelu at recriwtio’r person sydd fwyaf addas a phriodol ar gyfer pob swydd. Dim ond ar sail galluoedd a theilyngdod yr unigolyn fel ymgeisydd yr ydym yn recriwtio yn ôl y meini prawf a bennir ymlaen llaw ar gyfer y swydd. Asesir cymwysterau, profiad a sgiliau ar y lefel sy’n berthnasol i’r swydd.

7. Disgrifiadau swydd a manylebau person

7.1 Cyn cychwyn ar y broses recriwtio, rhaid i’r rheolwr llinell cyfrifol gyflwyno ffurflen Cais i Lenwi Swydd gan gynnwys disgrifiad swydd, manyleb person a hysbyseb drafft diweddar. Rhaid gwerthuso swyddi newydd cyn y cam hwn.

Bydd y disgrifiad swydd yn disgrifio’r dyletswyddau a’r cyfrifoldebau, tra bydd y manyleb person yn disgrifio’r math o gymwysterau, gwybodaeth, profiad a sgiliau sydd eu hangen i gyflawni’r swydd yn effeithiol.

7.2 Lle mae sgiliau Cymraeg yn hanfodol, bydd y swydd yn cael ei hysbysebu ar fyrddau arbenigol swyddi cyfrwng Cymraeg. Rhaid i’r adrannau roi enghreifftiau nodweddiadol o gyfathrebu sy’n ofynnol drwy gyfrwng y Gymraeg o ran cyflawni’r swydd wag. Bydd hyn yn hwyluso’r gwaith o lwyddo i benodi staff sydd â’r lefel briodol o allu yn y Gymraeg.

8. Hysbysebu Swyddi Gwag

8.1  Ein polisi yw y bydd pob swydd wag yn cael ei hysbysebu yn ddwyieithog ar ein platfform ar-lein Webrecruit.

Cyfrifoldeb rheolwr llinell y swydd wag yw paratoi hysbyseb ar gyfer y swydd a’i chyflwyno gyda’r ffurflen Cais i Lenwi Swydd. Rhaid cynnwys amser ychwanegol i ganiatáu ar gyfer gwasanaethau cyfieithu. Bydd AD yn rhoi cyngor ac arweiniad.

9. Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant

9.1 Rydym wedi ymrwymo i gymhwyso ein polisi cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant ym mhob cam o’r broses recriwtio a dethol. Rydym bob amser yn llunio rhestr fer, yn cyfweld ac yn dethol heb ystyried nodwedd warchodedig nac aelodaeth undeb llafur yr ymgeisydd.

Mae’r Awdurdod yn cael ei gydnabod fel cyflogwr Hyderus o ran Anabledd.

10. Llunio rhestr fer

10.1 Dim ond yn erbyn y dystiolaeth o faen prawf hanfodol fel y nodir yn y Manyleb Person yr asesir ymgeiswyr.

Rhaid i ymgeiswyr ddangos tystiolaeth o’r modd y maent yn bodloni pob un o’r meini prawf hanfodol i fod yn gymwys i fod ar y rhestr fer. Mae hyn yn berthnasol i bob ymgeisydd, gan gynnwys ymgeiswyr mewnol.

10.2 Lle nad oes ond un ymgeisydd mewnol sy’n bodloni pob un o’r meini prawf hanfodol, yna gellir cynnal trafodaeth broffesiynol ynghylch ei addasrwydd ar gyfer y swydd yn hytrach na chyfweliad gan banel.

10.3 Rhaid llenwi matrics rhestr fer a’i ddychwelyd i AD.

10.4 Mae’r Awdurdod wedi’i achredu yn Gyflogwr Hyderus o ran Anabledd. Dylai unrhyw ymgeiswyr sy’n clustnodi bod ganddynt anabledd o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 gael eu rhoi ar y rhestr fer yn awtomatig os ydynt yn bodloni’r meini prawf hanfodol.

11. Cyfweliadau

11.1 Bydd rheolwyr llinell sy’n cynnal cyfweliadau recriwtio yn sicrhau nad yw’r cwestiynau y maent yn eu gofyn i ymgeiswyr am swyddi yn wahaniaethol nac yn ymwthiol yn ddiangen mewn unrhyw fodd. Bydd y cyfweliad yn canolbwyntio ar y rôl a’r sgiliau sydd eu hangen i’w chyflawni’n effeithiol. Dylid asesu pob un o’r meini prawf hanfodol fel rhan o’r broses recriwtio, gan gynnwys y ffurflen gais, profion lle bo’n berthnasol, a chwestiynau’r cyfweliad.

Er mwyn sicrhau tegwch, dylai’r rheolwr llinell sicrhau mai’r un cwestiynau a ofynnir ym mhob cyfweliad ar gyfer swydd benodol.

11.2 Dylid trafod unrhyw wybodaeth dechnegol neu arbenigol y mae angen ei hasesu gydag AD cyn pennu dyddiad y cyfweliad fel y gellir gwneud y trefniadau angenrheidiol.

11.3 Bydd ansawdd cwestiynau’r cyfweliad yn cael ei sicrhau, a bydd pob ymgeisydd yn derbyn copi pan fydd AD yn eu gwahodd i gyfweliad.

11.4 Bydd AD yn gwahodd yr ymgeiswyr ar y rhestr fer i gyfweliad, gan roi o leiaf 5 diwrnod gwaith o rybudd. Y rheolwr recriwtio sy’n gyfrifol am y trefniadau ynghylch lleoliad y cyfweliad a bod aelodau’r panel ar gael.

11.5  Cyfansoddiad y Panel 

Rhaid bod o leiaf un aelod o’r panel wedi cwblhau’r cwrs Recriwtio Mwy Diogel.

Rhaid i bob aelod o’r panel sy’n rhan o’r broses recriwtio fod wedi cael yr hyfforddiant diweddaraf ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Lle bynnag y bo modd, dylai’r panel gynnwys tri aelod ac yn cynrychioli cydbwysedd o ran rhyw ac oedran.

11.6  Y Broses Gyfweld 

Lle bynnag y bo modd, dylai pob ymgeisydd gael ei gyfweld ar yr un diwrnod a gan yr un panel.

Rhaid i aelodau’r panel cyfweld gofnodi a sgorio pob ymgeisydd a gyfwelir drwy ddefnyddio’r ffurflen cofnodi cyfweliad, a dylid ei hanfon ymlaen at AD yn syth ar ôl y cyfweliad a chyn gwneud unrhyw gynnig o gyflogaeth. Bydd y cofnodion hyn yn cael eu cadw yn AD am 6 mis.

Ni ddylid ar unrhyw gyfrif gynnig swydd yn ystod neu ar ddiwedd cyfweliad.

Fel eithriad, byddwn yn cynnal cyfweliadau o bell/ ar-lein. Mae’r Awdurdod wedi ymrwymo i leihau ei ôl troed carbon yn unol â pholisi Llywodraeth Cymru.

Y rheolwr recriwtio sy’n gyfrifol am gysylltu â’r ymgeiswyr llwyddiannus, a bydd y system recriwtio yn anfon e-byst yn awtomatig at yr ymgeiswyr aflwyddiannus. Fodd bynnag, gallai’r rheolwr recriwtio hefyd gysylltu â’r ymgeiswyr aflwyddiannus petai’n dymuno, a dyma fyddai’r arfer gorau o ran ymgeiswyr mewnol.

12. Gwiriadau Iechyd cyn cyflogaeth

12.1 Gofynnwn i ymgeiswyr llwyddiannus gyflwyno holiadur meddygol cyn cyflogaeth i’n darparwr iechyd galwedigaethol. Bydd unrhyw gynnig o gyflogaeth yn amodol ar fod canlyniad yr holiadur meddygol hwn yn bodloni gofynion penodol y rôl.

13. Tystlythyrau

13.1 Mae’r cynnig o gyflogaeth yn amodol ar dderbyn dau dystlythyr cyflogaeth sy’n foddhaol i ni. Bydd hyn yn cynnwys y cyflogwr presennol neu fwyaf diweddar.

13.2 Bydd AD yn derbyn pob tystlythyr cyflogaeth ar ran yr Awdurdod, gan gysylltu â’r darpar weithiwr yn ôl yr angen.

13.3 Dylai unrhyw un sy’n cael cais am gyflwyno tystlythyr gael gair gydag AD yn y lle cyntaf.

13.4 Dim ond tystlythyrau ffeithiol y bydd yr Awdurdod yn eu darparu.

14. Gwiriadau Hawl i Weithio a Chymwysterau

14.1    Bydd pob cynnig o gyflogaeth yn amodol ar dystiolaeth ddogfennol o’r hawl i fyw a gweithio yn y DU yn unol â deddfwriaeth a chanllawiau’r llywodraeth.

Mae’r gofyniad i gyflwyno tystiolaeth o’r hawl i weithio yn y DU yn berthnasol i bob aelod newydd o staff, waeth beth fo’u hil, cenedligrwydd neu darddiad ethnig neu genedlaethol.

14.2    Efallai y bydd angen prawf dogfennol o gymwysterau a thrwydded yrru fel rhan o’r gwiriadau cyn cyflogaeth.

15. Gwiriadau DBS

15.1 Mae’r Awdurdod yn cydymffurfio’n llawn â Chod Ymarfer y DBS.

Dim ond ar ôl i asesiad risg trylwyr gael ei gynnal gan y rheolwr recriwtio y byddwn yn cynnal gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) a nodi bod gwiriad yn gymesur ac yn berthnasol i’r swydd dan sylw, a phan fydd yr amodau cymhwyster yn cael eu bodloni. Dylid ceisio cyngor ac arweiniad pellach gan Swyddog Diogelu yr Awdurdod yn ôl yr angen.

Bydd pob ymgeisydd y gofynnir iddo gael gwiriad DBS yn ymwybodol o fodolaeth Cod Ymarfer y DBS; a bydd copi ar gael ar gais.

Ymrwymwn i drafod unrhyw fater a ddatgelir ar dystysgrif DBS gyda’r unigolyn sy’n ceisio’r swydd cyn tynnu unrhyw gynnig cyflogaeth amodol yn ôl.

16. Gweithdrefnau DBS

16.1 Gofynnir i ymgeiswyr am swyddi sy’n ymwneud â gwaith gyda phlant ac oedolion agored i niwed am eu hanes cofnod troseddol llawn lle gellir gofyn yn gyfreithiol am dystysgrif DBS ar lefel uwch, (hefyd yn cynnwys gwiriad rhestr waharddedig y DBS os yw’r gwaith yn weithgaredd a reoleiddir).

Lle gofynnir yn gyfreithiol am dystysgrif DBS (lle mae’r swydd yn un sydd wedi’i chynnwys yng Ngorchymyn Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 (Eithriadau) 1975 fel y’i diwygiwyd) a lle bo’n briodol, Rheoliadau Deddf yr Heddlu (fel y’i diwygiwyd), ni all yr Awdurdod ond gofyn i unigolyn am euogfarnau a rhybuddion nad ydynt yn cael eu diogelu (yn amodol ar hidlo).

Ym mhob achos arall, lle na allwn ofyn am wiriad lefel uwch gan y DBS, byddwn yn gofyn i ymgeisydd ddatgan unrhyw euogfarnau sydd heb eu disbyddu.

Ar gyfer y swyddi hynny lle clustnodir bod gwiriad cofnodion troseddol yn angenrheidiol, bydd y manylion swydd a gyhoeddir (hysbyseb swydd a/neu ddisgrifiad swydd/ manyleb person) yn cynnwys datganiad y bydd angen i ymgeisydd gael gwiriad DBS ar y lefel briodol os cynigir y swydd.

16.2 Bydd rheolwyr, neu unigolion sydd â chofnod troseddol, yn dod o hyd i gymorth ac arweiniad yma http://www.unlock.org.uk/

17. Cyflogi pobl sydd â chofnod troseddol

17.1 Dim ond manylion euogfarnau a rhybuddion y mae gan yr Awdurdod hawl gyfreithiol i wybod amdanynt y byddwn yn gofyn i unigolyn eu darparu.

Fel sefydliad rydym yn asesu addasrwydd ymgeiswyr ar gyfer swyddi sydd wedi’u cynnwys yng Ngorchymyn Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 (Eithriadau) a defnyddio gwiriadau cofnodion troseddol a brosesir drwy’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).

17.2 Rydym yn ymrwymo i beidio â gwahaniaethu yn annheg yn erbyn unrhyw ymgeisydd sydd â chofnod troseddol neu unrhyw ymgeisydd sy’n destun gwiriad cofnodion troseddol ar sail collfarn neu wybodaeth arall a ddatgelir.

18. Recriwtio swyddogion statudol

18.1 Mae nifer fechan o swyddi yn cael eu recriwtio gan banel o Aelodau, sef y Swyddogion Statudol ar hyn o bryd yw’r Prif Weithredwr, Swyddog Monitro, Swyddog Adran 151 a Swyddog Diogelu Data, ynghyd â’r Cyfarwyddwyr.

18.2 Y panel o Aelodau a enwebwyd yw’r Pwyllgor Gwasanaethau Pobl, er y gall Aelodau benderfynu newid hyn i gynnwys yr holl Aelodau neu nifer penodol o Aelodau.

18.3 Lle bo’n briodol bydd y Prif Weithredwr, y Pennaeth Gwasanaethau Pobl a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn cynorthwyo’r Aelodau drwy’r broses recriwtio drwy drefnu cyfarfodydd, paratoi Disgrifiadau Swydd a Manylebau Person drafft, cwestiynau drafft ac unrhyw gymorth arall sydd ei angen.

18.4 Yn achos y Swyddogion Statudol bydd argymhelliad y panel penodi yn cael ei gadarnhau gan yr Awdurdod Parc Cenedlaethol.

19. Cynnig Cyflogaeth

19.1 Rhaid i’r rheolwr recriwtio gysylltu ag AD cyn cwblhau’r trefniadau gyda’r ymgeisydd llwyddiannus.

Er mwyn gallu rheoli’r holl brosesau cyn cyflogaeth yn effeithiol, mae angen o leiaf 5 diwrnod gwaith i lunio’r contract, yn amodol ar gwblhau’r prosesau cyn cyflogi (iechyd galwedigaethol, tystlythyrau, DBS, ffurflenni dechreuwyr newydd).

19.2 Yr arfer safonol yw dechrau cyflogeion ar waelod y raddfa gyflog.

19.3 Gwneir pob penodiad yn amodol ar gyfnod prawf o 6 mis.

20. Swyddogaethau a Chyfrifoldebau


20.1 Mae AD yn gweithio’n agos gyda rheolwyr llinell sy’n gyfrifol yn y pen draw am recriwtio staff yn effeithiol yn eu maes.

Rhaid i reolwr llinell sy’n dymuno recriwtio rhywun lenwi a chyflwyno’r Ffurflen Gais i Lenwi Swydd gan ddarparu’r ddogfennaeth angenrheidiol i lywio penderfyniad y Tîm Arwain.

21. Monitro a Sicrwydd

21.1 Mae’r polisi i’w adolygu bob 3 blynedd neu’n gynt i ymateb i unrhyw newidiadau deddfwriaethol neu weithredol.

22. Polisïau a Gweithdrefnau Gweithredol Cysylltiedig

22.1 Ffurflen Gais i Lenwi Swydd

22.2 Templed Disgrifiad Swydd a Manyleb Person

22.3 Templed Hysbyseb

22.4 Matrics Rhestr Fer

22.5 Cofnod Cwestiynau Cyfweliad

22.6 Ffurflen Cofnodi Cyfweliad

22.7 Crynodeb o Sgôr Cyfweliad

22.8 Polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant

Rheoli Polisi

Lefel y Newid: Polisi newydd sy’n gyfuniad o’r polisïau presennol ac sydd wedi’i ddiweddaru oherwydd newidiadau deddfwriaethol ac arfer gorau.

Ymgynghoriad: Y Tîm Rheoli, 6/8/24

Asesiadau: Amherthnasol

Cymeradwyaeth: Y Tîm Rheoli, 6/8/24

Hanes y Fersiwn:
Fersiwn – F1
Dyddiad Gweithredol – 6/8/24
Summary of Changes – New policy which is an amalgamation of existing policies and updates due to legislative and best practice changes. New policy does not result in contractual change.

Adolygu:
Fersiwn – F1
Dyddiad Gweithredol – 6/8/24
Perchennog y Ddogfen – Pennaeth Gwasanaethau Pobl
Sbardun Dyddiad Adolygu – Cylch adolygu o 3 blynedd. Mehefin 2027 neu cyn hynny er mwyn ystyried