POL_SU3 Polisi Caffael Cymdeithasol Gyfrifol a Chynaliadwy
Fersiwn: F2
Dyddiad Gweithredol: 23/10/24
Perchennog y Ddogfen: Pennaeth Datgarboneiddio
A yw’r Polisi hwn yn berthnasol i mi:
Mae’r polisi hwn yn berthnasol i bawb sy’n caffael deunyddiau, nwyddau a gwasanaethau ar ran yr Awdurdod. O eitemau bach o dan £1 i brosiectau cyfalaf ar raddfa fawr.
Canllaw Cyflym – Negeseuon Polisi Allweddol:
Cyflawni canlyniadau gwerth cymdeithasol ac economaidd cynaliadwy yn yr hirdymor o wariant yr Awdurdod Parc Cenedlaethol.
Defnyddio Caffael i gynnal y gwaith o gyflawni ein strategaeth gorfforaethol, ein nodau a’n gwerthoedd a’n hamcanion lles.
Bydd yr Awdurdod yn sicrhau bod ei holl weithgarwch busnes, gan gynnwys caffael, yn cael ei gynnal mewn modd tryloyw, cadarn a chost-effeithiol.
Mae’r Ddogfen hon hefyd ar gael yn Saesneg.
Cynnwys
Datganiad Polisi
Nod y Polisi
Cwmpas y Polisi
Diffiniadau
Deddfwriaeth a Chanllawiau
Gwerth am arian
Datgarboneiddio ac Adfer Byd Natur
Buddiannau Cymunedol a Gwerth Cymdeithasol
Prynu’n Lleol
Cydraddoldeb a Gwaith Teg
Rôlau a Chyfrifoldebau
Monitro a Sicrwydd
Polisïau a Gweithdrefnau Gweithredol Cysylltiedig
Atodiad 1 – Datganiad Caethwasiaeth Fodern Awdurdod Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro
Rheoli Polisi
1. Datganiad Polisi
1.1 Mae’r polisi hwn yn nodi’r egwyddorion cyffredinol y bydd Awdurdod Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro yn eu dilyn ar draws ei holl weithgareddau caffael a chomisiynu er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu cynnal mewn modd cymdeithasol gyfrifol a chynaliadwy.
1.2 Bydd yr Awdurdod yn cynllunio ac yn rheoli ei weithgareddau caffael i gyflawni ei nodau a’i amcanion corfforaethol ac i gydymffurfio â’r gofynion rheoleiddiol a deddfwriaethol.
1.3 Mae’r polisi hwn yn ategu’r ymrwymiad a’r amcanion i gaffael cymdeithasol gyfrifol a chynaliadwy a nodir yn y Strategaeth Caffael Cymdeithasol Gyfrifol 2024 i 2029:
• Sicrhau cydymffurfiaeth gyfreithiol a llywodraethu cadarn a thryloyw.
• Cyfrannu at nod yr Awdurdod i fod yn garbon niwtral erbyn 2030 a chefnogi’r Parc i gyflawni niwtraliaeth garbon.
• Cyfrannu at nod yr Awdurdod i adfer byd natur a gwella’r cysylltiadau rhwng y rhywogaethau.
• Gwneud gwariant caffael yn fwy hygyrch i fusnesau bach lleol.
• Gwella arferion gwaith teg a chydraddoldeb a fabwysiedir gan gyflenwyr.
• Cynyddu’r buddiannau cymunedol a’r gwerth cymdeithasol a ddarperir gan gyflenwyr.
• Sicrhau gwerth am arian, a rheoli’r galw.
1.4 Cyn dechrau unrhyw weithgaredd comisiynu neu gaffael, rhaid ystyried yn gyntaf a oes dull arall o gyflawni’r canlyniad heb yr angen i’r Awdurdod wario o gwbl.
2. Nod y Polisi
2.1 Mae Awdurdod Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro yn gwario arian cyhoeddus bob blwyddyn ar ystod amrywiol o nwyddau, gwasanaethau a gwaith gan drydydd partïon. Felly, mae’n bwysig bod y pŵer gwario hwn yn cyd-fynd â’n hamcanion lles corfforaethol.
2.2 Mae cynnal caffael cyhoeddus mewn modd gymdeithasol gyfrifol, yn unol â’r egwyddor datblygu cynaliadwy a’r ddyletswydd caffael gymdeithasol gyfrifol, yn un o’r ffyrdd y gall yr Awdurdod geisio gwella lles economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol.
2.3 Y gadwyn gyflenwi yw’r ffynhonnell fwyaf o allyriadau carbon yr Awdurdod ac o ganlyniad mae arferion caffael yn chwarae rhan ganolog ar ein llwybr i sero net.
3. Cwmpas y Polisi
Mae’r polisi hwn yn cwmpasu pob caffael deunyddiau, nwyddau a gwasanaethau, ar draws yr Awdurdod.
4. Diffiniadau
4.1 Caffael yw’r broses o brynu nwyddau, gwaith a gwasanaethau, gan gynnwys caffael gan drydydd partïon. Mae’r broses yn cwmpasu’r cylch cyfan, o glustnodi anghenion, hyd at ddiwedd contract gwasanaethau neu ddiwedd oes ddefnyddiol ased. Y gwahaniaeth rhwng caffael a chomisiynu yw hyn, Caffael yw’r broses o brynu gwasanaethau drwy dendro. Comisiynu yw’r broses ehangach o gynllunio a sicrhau bod gwasanaethau ar gael, gan gynnwys gweithgareddau cyn-gaffael.
4.2 Mae Gwerth Cymdeithasol a Budd Cymdeithasol mewn caffael cyhoeddus yn sicrhau bod anghenion y gymuned a’r amgylchedd yn cael eu diwallu a’u hystyried ynghyd â gwerthoedd dymunol eraill mewn contract, megis gwerth am arian.
4.3 Datgarboneiddio yw’r broses o atal neu leihau nwyon tŷ gwydr, yn enwedig carbon deuocsid, rhag cael eu rhyddhau i’r atmosffer o ganlyniad i broses, megis llosgi tanwydd ffosil.
4.4 Mae economi gylchol yn fodel o gynhyrchu a defnyddio, sy’n golygu rhannu, prydlesu, ailddefnyddio, atgyweirio, adnewyddu ac ailgylchu deunyddiau a chynhyrchion presennol mor hir â phosibl. Yn y modd hwn, mae cylch oes cynhyrchion yn cael ei ymestyn. Yn ymarferol, mae’n golygu lleihau gwastraff i’r lleiaf posibl.
4.5 Mae’r Awdurdod yn diffinio Gwerth am Arian fel y cyfuniad gorau posibl o gostau oes gyfan o ran nid yn unig cynhyrchu arbedion effeithlonrwydd a chanlyniadau o ansawdd da i’r sefydliad, ond hefyd budd I’r gymdeithas, i’r economi, ac i’r amgylchedd, nawr ac yn y dyfodol.
4.6 Y Tendr Mwyaf Manteisiol. Mae Deddf Caffael 2023 yn rhoi pwyslais ar feini prawf cymdeithasol ac amgylcheddol mewn contractau. Mae’r ymagwedd newydd at gyfrifoldeb corfforaethol a mwy o bwysedd ar strategaethau cynaliadwyedd yn symud y dull o asesu tendrau o’r Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd i’r Tendr Mwyaf Manteisiol. Gall yr Awdurdod ddyfarnu contract cyhoeddus i’r cyflenwr sy’n cyflwyno’r tendr mwyaf manteisiol mewn gweithdrefn dendro gystadleuol. Mae’r tendr mwyaf manteisiol yn golygu mai’r tendr yw’r gorau am fodloni’r meini prawf dyfarnu, nid dim ond yr un mwyaf manteisiol yn economaidd.
5. Deddfwriaeth a Chanllawiau
5.1 Mae rheolaethau o fewn y prosesau caffael ac ariannol yn bodoli i hyrwyddo arfer da ac nid yn unig i helpu i atal twyll ond hefyd i amddiffyn yr unigolion dan sylw rhag honiadau o dwyll.
5.2 Rhaid gwneud pob caffael nwyddau a gwasanaethau yn unol â’r canlynol:
• Safonau Ariannol yr Awdurdod a’r Rheolau Sefydlog sy’n ymwneud â’r Gweithdrefnau Contractio.
• Deddfwriaeth a rheoliadau caffael gan gynnwys Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023 a Deddf Caffael 2023.
• Datganiad Polisi Caffael Cymru.
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015. Mae caffael yn un o’r saith maes corfforaethol ar gyfer newid yng nghanllawiau statudol y Ddeddf.
• Safonau’r Gymraeg – hyrwyddo a hwyluso’r iaith Gymraeg a sicrhau nad yw’r iaith Gymraeg yn cael ei thrin yn llai ffafriol na’r Saesneg yng Nghymru.
• Rheoliadau Deddf Cydraddoldeb / Deddf Cydraddoldeb (Dyletswyddau Statudol) (Cymru) 2011 – rhaid i’r Awdurdod roi sylw dyledus i’r ffaith a ddylid cynnwys ystyriaethau cydraddoldeb mewn meini prawf dyfarnu i helpu i gyflawni’r ddyletswydd cydraddoldeb gyffredinol. Pan fyddwn yn nodi amodau perfformiad yn ein cytundebau, rhaid i ni roi sylw dyledus i’r ffaith a ddylai’r amodau hyn gynnwys ystyriaethau cydraddoldeb i helpu i gyflawni’r dyletswyddau cyffredinol. Gall cymalau gwerth cymdeithasol ategol, buddion cymunedol ac arferion gwaith teg o fewn y gadwyn gyflenwi hefyd gyfrannu at gydymffurfiaeth yr Awdurdod â’r Ddyletswydd Gymdeithasol-Economaidd o dan y Ddeddf Cydraddoldeb.
5.3 Bydd ein dull yn ystyried y canllawiau a’r meysydd polisi canlynol:
• Cyflogaeth foesegol mewn cadwyni cyflenwi: cod ymarfer – yn nodi 12 ymrwymiad Llywodraeth Cymru a ddisgwylir gan dderbynwyr arian cyhoeddus wrth gaffael nwyddau a gwasanaethau.
• Statws Carbon Sero Net erbyn 2030 – yn nodi trywydd Llywodraeth Cymru ar gyfer datgarboneiddio ar draws Sector Cyhoeddus Cymru. Mae caffael wedi’i glustnodi fel maes blaenoriaeth ar gyfer gweithredu. WPPN 01/20 Cymalau gwerth cymdeithasol/ buddion cymunedol drwy gaffael cyhoeddus.
• Canllaw i Waith Teg, Llywodraeth Cymru.
6. Gwerth am arian
6.1 Mae’r Awdurdod yn diffinio Gwerth am Arian fel y cyfuniad gorau posibl o gostau oes gyfan o ran nid yn unig cynhyrchu arbedion effeithlonrwydd a chanlyniadau o ansawdd da i’r sefydliad, ond hefyd budd i’r gymdeithas, i’r economi, ac i’r amgylchedd, nawr ac yn y dyfodol.
6.2 Mae gan yr Awdurdod adnoddau cyfyngedig, ac mae’n gwario arian cyhoeddus. Felly, rhaid i’r Awdurdod sicrhau bod gwerth am arian yn ystyriaeth allweddol. Hefyd mae’n bwysig ystyried goblygiadau ehangach y gwariant i’r gymdeithas, i’r gymuned, i’r economi ac i’r amgylchedd ar gyfer cenedlaethau’r dyfodol.
6.3 Bydd yr Awdurdod yn sicrhau Gwerth am Arian yn y broses gaffael drwy ddyfarnu yn ôl y tendr mwyaf manteisiol sy’n rhoi pwyslais ar feini prawf cymdeithasol ac amgylcheddol mewn contractau. Gweler pwynt 4.6
6.4 Bydd yr Awdurdod yn pennu meini prawf ar gyfer ystyried yr effaith gymdeithasol ac amgylcheddol yn ystod gwerthuso tendrau, a bydd hyn yn cael ei glustnodi’n glir yn nogfennaeth y tendr. Bydd y pwysedd a roddir i effaith gymdeithasol ac amgylcheddol y tendr yn dibynnu ar ganfyddiad yr Awdurdod o’r risgiau, y cyfleoedd a’r blaenoriaethau sy’n gysylltiedig â’r pryniant hwnnw. Bydd yr Awdurdod yn adolygu manylebau ei gontractau ac yn eu hasesu i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth amgylcheddol newydd ac yn amlygu’r arfer gorau cyfredol.
6.5 Gall cydweithio, rhwydweithio a chreu cysylltiadau â sefydliadau eraill fod yn fanteisiol i’r Awdurdod. Dylai cyfuno pŵer prynu â sefydliadau eraill i gaffael neu gomisiynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau ar y cyd neu i greu gwasanaethau a rennir, gael ei weld yn fanteisiol. Dylid ystyried y math hwn o bartneriaeth rhwng un corff cyhoeddus a chorff cyhoeddus arall, mewn amgylchiadau priodol, fel opsiwn all arwain at arbedion maint. Lle bo Cytundeb Fframwaith addas ar gael, gellir defnyddio’r Fframwaith hwnnw.
6.6 Dylai’r Awdurdod ystyried pob agwedd ar gostau gan gynnwys costau rhedeg a chostau gwaredu a’r pris prynu cychwynnol. Y prif elfennau i’w cynnwys wrth ystyried Costau Oes Gyfan yw’r canlynol:
• Costau rhedeg uniongyrchol – e.e. yr adnoddau a ddefnyddir dros oes y cynnyrch neu’r gwasanaeth megis ynni, dŵr;
• Costau anuniongyrchol – e.e. llwytho ar orsaf oeri yn deillio o offer aneffeithlon o ran ynni, costau cynnal a chadw, hyfforddiant;
• Costau gweinyddol – e.e. costau COSHH o brynu cynhyrchion peryglus sydd angen rheolaethau ychwanegol, a chostau trin a gwaredu arbennig;
• Buddsoddi i arbed – e.e. buddsoddi mewn lefelau uwch o inswleiddio i arbed gwres a lleihau biliau;
• Ailgylchu – e.e. creu marchnadoedd ar gyfer ein gwastraff ein hunain drwy brynu cynnyrch wedi’i ailgylchu, er mwyn hyrwyddo datblygu marchnadoedd hirdymor ar gyfer gweithgareddau ailgylchu lleol; a’r
• Cost gwaredu – e.e. talu premiwm ar y dechrau i leihau gwastraff drwy ddewis cynnyrch sy’n fwy gwydn, y gellir ei ailddefnyddio a’i ailgylchu ac nad yw’n cynnwys sylweddau peryglus y mae angen eu gwaredu mewn modd arbennig.
• Dylid ystyried rheoliadau gwastraff cyfredol y DU a Chymru.
6 .7 Ar ôl ystyried yr agweddau hyn, gall olygu gwerth am arian drwy fuddsoddi mewn cynnyrch neu wasanaeth drutach i ddechrau, er mwyn lleihau costau a chynyddu cynaliadwyedd yn y tymor hir.
7. Datgarboneiddio ac Adfer Byd Natur
7.1 Y dewis gorau i’r amgylchedd yw defnyddio, sy’n golygu caffael llai. Bydd hyn yn arbed adnoddau, yn lleihau llygredd, ac yn lleihau’r gwastraff a gynhyrchir yn sylweddol. Cyn prynu unrhyw nwyddau, dylid ystyried a ellir lleihau’r defnydd drwy ailddefnyddio neu atgyweirio deunyddiau a nwyddau sydd eisoes gennym. Dylai’r ymchwiliadau gynnwys gofyn a ellir rhoi gweithdrefnau eraill ar waith i ddileu’r angen i brynu nwyddau a gwasanaethau. Er enghraifft, a ellir rhannu, benthyca neu roi nwyddau ar fenthyg yn hytrach na’u prynu.
7.2 Bydd yr Awdurdod yn arwain yn gadarnhaol drwy gynnal ei weithgareddau caffael mewn modd sy’n gyfrifol o ran yr amgylchedd. Felly, bydd yr Awdurdod yn gweithio i wireddu’r canlynol:
• Lleihau nifer y nwyddau a’r gwasanaethau a brynir drwy leihau gwastraff ac atgyweirio neu ailddefnyddio nwyddau sydd eisoes gennym;
• Symleiddio’r cyflenwad sydd gennym mewn stoc a lleihau gor-archebu;
• Lleihau eitemau defnydd untro a gweithio gyda chyflenwyr i leihau/ dileu eitemau defnydd untro;
• Prynu cynhyrchion y gellir eu hailgylchu neu eu gwaredu sy’n achosi’r difrod lleiaf posibl i’r amgylchedd;
• Prynu cynhyrchion a gwasanaethau sy’n defnyddio llai o adnoddau naturiol i’w cynhyrchu a’u dosbarthu, a hyrwyddo cynhyrchion Masnach Deg;
• Ystyried costau oes gyfan, ansawdd, effeithiau amgylcheddol a buddiannau eraill ac nid dim ond y pris cychwynnol;
• Prynu’r cynhyrchion mwyaf effeithlon o ran ynni lle maent yn rhoi gwerth am arian, o ystyried costau oes gyfan;
• Prynu’n lleol lle bo modd, er mwyn lleihau effaith cludiant;
• Prynu nwyddau a gwasanaethau mewn modd sy’n cefnogi cadwraeth a rheolaeth effeithiol o adnoddau naturiol.
7.3 Lle bynnag y bo’n bosibl ac yn ymarferol, bydd yr Awdurdod yn gweithio gyda’i gyflenwyr i ddatgarboneiddio’r gadwyn gyflenwi drwy ddyfarnu’r tendr mwyaf manteisiol (dull MAT):
• Hyrwyddo ymwybyddiaeth amgylcheddol ymhlith y cyflenwyr a sicrhau eu bod yn ymwybodol o Bolisi Caffael Cymdeithasol Gyfrifol a Chynaliadwy yr Awdurdod;
• Gofyn am gynllun lleihau carbon ym mhob tendr a chontract dros £100,000;
• Cynnwys manylebau amgylcheddol ym mhob dogfen gontract a sicrhau bod meini prawf amgylcheddol yn cael eu defnyddio wrth ddyfarnu contractau;
• Annog cyflenwyr i gyflwyno prosesau a nwyddau mwy cyfeillgar i’r amgylchedd (y gellir eu gwirio) am brisiau cystadleuol;
• Asesu cymwysterau amgylcheddol y prif gyflenwyr a’u nwyddau drwy ofyn am ddatganiad cynaliadwyedd ar gyfer eitemau dros £25,000.
8. Buddiannau Cymunedol a Gwerth Cymdeithasol
8.1 Wrth dendro am waith gwerth sy’n uwch na £25,000, byddwn yn gofyn am fudd cymunedol a gwerth cymdeithasol yn y gwahoddiad i dendro.
8.2 Yn unol â’r dull o ddyfarnu’r tendr mwyaf manteisiol, byddwn yn ystyried pwysoli ar gyfer gwerth cymdeithasol.
8.3 Gall buddiannau cymunedol fod
• yn fuddiannau Lleol (Sir Benfro);
• yn fuddiannau Cenedlaethol (Cymru/ DU); neu
• yn fuddiannau Byd-eang (e.e. nwyddau masnach deg a nwyddau a gaffaelir yn foesegol).
8.4 Enghreifftiau o werth cymunedol a chymdeithasol (nid rhestr oll-gynhwysol yw hon) yw
• Mesurau Amgylcheddol (bioamrywiaeth / datgarboneiddio)
• Arferion Gwaith Teg/ Cyflog Byw Gwirioneddol
• Hyrwyddo’r Gymraeg
• Cymorth i’r Trydydd Sector
• Prentisiaethau a lleoliadau gwaith
9. Prynu’n Lleol
9.1 Mae’r Awdurdod yn annog busnesau lleol i gystadlu am nwyddau, gwasanaethau a gwaith.
9.2 Mae contractau’r Awdurdod ar gyfer nwyddau, gwasanaethau a gwaith yn cwmpasu ystod eang o ofynion, ac mae cyflenwyr lleol eisoes yn cyfrif am lefel sylweddol o wariant. Dylai busnesau lleol all gyflawni amcanion cymdeithasol ac amgylcheddol yr Awdurdod allu cystadlu am waith ochr yn ochr â chontractwyr o’r tu allan i’r ardal.
Bydd ein Strategaeth Caffael Cymdeithasol Gyfrifol yn ategu’r camau gweithredu sy’n helpu
• i weld a chael mynediad at gyfleoedd i dendro am gontractau’r Awdurdod
• i hwyluso’r broses o gynnig am gyfleoedd i weithio gyda’r Awdurdod
• i ddeall yn well ble mae’r cyfleoedd i gyflenwi drwy gyflenwyr a chontractwyr presennol yr Awdurdod
10. Cydraddoldeb a Gwaith Teg
10.1 Mae Deddf Cydraddoldeb 2010 yn ei gwneud yn ofynnol i’r Awdurdod gadw at Ddyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus drwy ei holl swyddogaethau a gwasanaethau drwy
• Ddiddymu gwahaniaethu, aflonyddu ac erledigaeth
• Hyrwyddo cyfle cyfartal
• Meithrin perthnasoedd da
10.2 Yng Nghymru mae gennym ddyletswydd cydraddoldeb benodol sy’n canolbwyntio ar gaffael. Wrth gaffael gwaith, nwyddau neu wasanaethau gan sefydliadau eraill ar sail cytundeb perthnasol, fel corff cyhoeddus rhaid i ni: roi sylw dyledus i’r ffaith a fyddai’n briodol i’r meini prawf dyfarnu ar gyfer y contract hwnnw gynnwys ystyriaethau i helpu i gyflawni’r ddyletswydd gyffredinol; rhoi sylw dyledus i’r ffaith a fyddai’n briodol nodi amodau sy’n ymwneud â pherfformiad y contract i helpu i gyflawni tri nod y ddyletswydd gyffredinol.
10.3 Disgwylir i unrhyw gorff neu fusnes allanol sy’n darparu gwasanaethau ar ran yr Awdurdod wneud hynny yn unol â Safonau’r Gymraeg a osodir ar yr Awdurdod. Bydd y disgwyliadau yn cael eu mynegi’n glir yn y cytundebau lefel gwasanaeth, a bydd gweithdrefnau monitro priodol yn cael eu rhoi mewn lle o ran defnydd a statws y Gymraeg.
10.4 Gwaith teg yw presenoldeb amodau gweladwy yn y gwaith sy’n dangos bod gweithwyr yn cael eu gwobrwyo’n deg, yn cael eu clywed a’u cynrychioli, yn ddiogel ac yn gallu symud ymlaen mewn amgylchedd gwaith iach a chynhwysol lle mae hawliau yn cael eu parchu. I gefnogi gwaith teg, bydd yr Awdurdod yn rhoi camau mewn lle i ddileu arferion anghyfreithlon ac anfoesegol o’i gadwyn gyflenwi, yn unol â’r arfer gorau a amlinellir yn Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi: cod ymarfer a phecyn cymorth cod ymarfer Llywodraeth Cymru.
10.5 Gall caffael chwarae rhan hanfodol mewn mynd i’r afael â’r risgiau caethwasiaeth fodern o fewn y cadwyni cyflenwi. Mae angen i’r gwaith o asesu cyflenwyr a chontractwyr glustnodi’r risgiau posibl o gaethwasiaeth fodern, a gellid gwneud hynny drwy’r canlynol.
• Archwilio arferion, amodau gwaith, a pholisïau hawliau dynol y cyflenwyr.
• Ymgysylltu â’r cyflenwyr i ennyn ymwybyddiaeth o gaethwasiaeth fodern.
• Annog cyflenwyr i fabwysiadu arferion moesegol, cydymffurfio â chyfreithiau perthnasol, a gweithredu mesurau gwrth-gaethwasiaeth.Cynnwys cymalau gwrth-gaethwasiaeth mewn contractau.
• Annog cyflenwyr i ddatgelu gwybodaeth am eu his-gyflenwyr a’u harferion gwaith.
10.6 Gall nwyddau a gwasanaethau gael eu cynhyrchu a’u dosbarthu o dan amodau sy’n golygu camdriniaeth neu ecsbloetio. Mae globaleiddio masnach yn golygu bod llawer o’r nwyddau sydd ar werth yn y DU wedi’u cynhyrchu gan bobl sy’n dioddef amodau gwaith peryglus neu wahaniaethol. Mae’r gweithgareddau hyn yn anochel yn effeithio ar amgylchedd gwledydd eraill ac yn aml eu Parciau Cenedlaethol.
10.7 Felly mae’r Awdurdod yn ymrwymo i ddilyn strategaeth gaffael gynaliadwy a theg a rhoi canllawiau i’w weithwyr a’i gyflenwyr i sicrhau eu bod yn ymgorffori materion amgylcheddol, economaidd a chymdeithasol yn eu harferion caffael.
10.8 Mae gan yr Awdurdod Ddatganiad Caethwasiaeth Fodern mewn lle, sydd i’w weld yn Atodiad 1 i’r polisi hwn.
11. Rôlau a Chyfrifoldebau
11.1 Nid oes gan yr Awdurdod dîm caffael na swyddog caffael penodol. Mae’r gweithgareddau caffael yn cael eu dirprwyo i’r timau unigol, dan oruchwyliaeth y Penaethiaid Gwasanaethau a’r Arweinwyr Tîm. Y Tîm Prosiect Adeiladu, sy’n rhan o’r adran Datgarboneiddio, sy’n rheoli caffael y rhaglen gyfalaf.
11.3 Mae gan bawb sy’n prynu deunyddiau, nwyddau a gwasanaethau ar ran yr Awdurdod, gyfrifoldeb i gadw at y polisi hwn.
11.4 Mae’r gweithgaredd caffael yn cael ei lywodraethu gan Reol Sefydlog sy’n ymwneud â gweithdrefnau Contractio. Mae cydymffurfiaeth â’r Rheol Sefydlog sy’n ymwneud â Gweithdrefnau Contractio yn cael ei monitro gan Dîm Cyllid yr Awdurdod, ac mae’n destun archwiliad mewnol ac allanol.
11.5 Bydd pawb sy’n ymwneud â chaffael yn derbyn hyfforddiant.
11.6 Mae cymryd rhan mewn caffael yn gofyn am y canlynol:
• Dyletswydd i ymddwyn yn onest ac mewn modd dibynadwy gan gynnal safonau y mae gan y cyhoedd hawl i’w disgwyl;
• Cyfrifoldeb o ymddiriedaeth sy’n golygu eu bod yn gyfrifol, yn unigol ac ar y cyd, am y trefniadau diogel a phriodol sy’n ymwneud â gwariant cyhoeddus; ac
• Mae gan bob rheolwr gyfrifoldeb i sicrhau y cedwir at y systemau a’r gweithdrefnau, a bod pawb wedi’u hyfforddi’n briodol i atal twyll.
12. Monitro a Sicrwydd
12.1 Mae gan yr Awdurdod weithdrefnau yn eu lle i sicrhau bod ei holl weithgarwch busnes, gan gynnwys caffael, yn cael ei gynnal mewn modd tryloyw, cadarn a chost-effeithiol. Rhaid darllen a defnyddio’r polisi hwn ar y cyd â’r isod:
• Y Safonau Ariannol;
• Y Gweithdrefnau Caffael;
• Y Rheolau Sefydlog sy’n ymwneud â’r Gweithdrefnau Contractio;
• Y Cynllun Dirprwyo;
• Strategaeth Caffael Cynaliadwy.
12.2 Mae cyflwyno adroddiadau ar gyfraniad caffael at leihau carbon yn cael ei wneud drwy’r prosesau o adrodd ar berfformiad yr Awdurdod, gan gynnwys yr Adroddiad Blynyddol ar Gyflawni Amcanion Llesiant, ac adrodd a dadansoddi ar gyflawni amcanion Sero Net Llywodraeth Cymru.
12.3 Fel sy’n ofynnol o dan Ddeddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru), bydd yr Awdurdod yn cynhyrchu Adroddiad Blynyddol ar faterion Caffael, fydd yn cael ei gyhoeddi ar ôl diwedd pob blwyddyn ariannol.
13. Polisïau a Gweithdrefnau Gweithredol Cysylltiedig
13.1 Y Polisi Amgylcheddol;
13.2 Gweler adran 12.1;
13.4 Y Strategaeth Masnach Manwerthu;
13.5 Y Polisi Ecwiti, Amrywiaeth a Chynhwysiant;
13.6 Hysbysiad Cydymffurfio â Safonau’r Gymraeg;
13.7 Y Polisi Rheoli Contractwyr (mae llunio polisi sy’n ymwneud ag Iechyd a Diogelwch ar y gweill).
Atodiad 1 – Datganiad Caethwasiaeth Fodern Awdurdod Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro
Mae’r Awdurdod yn darparu amrywiaeth o wasanaethau cyhoeddus statudol a dewisol, a ddarperir gan gyfuniad o weithlu a gyflogir yn uniongyrchol, sefydliadau’r trydydd sector a’r sector preifat.
Mae Cod Ymarfer Llywodraeth Cymru ar Gyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi yn cwmpasu 12 ymrwymiad gan gynnwys Caethwasiaeth Fodern a Cham-ddefnyddio hawliau dynol, cosbrestru, hunangyflogaeth ffug, defnydd annheg o gynlluniau cyflogaeth ambarél, a chontractau dim oriau.
Mae’r datganiad hwn yn nodi’r camau y mae’r Awdurdod wedi’u cymryd a’r camau y bydd yn eu cymryd i sicrhau nad oes unrhyw arferion anfoesegol na chaethwasiaeth fodern yn ei fusnes a’i gadwyn gyflenwi ei hun.
Caethwasiaeth Fodern
Gall troseddau Caethwasiaeth Fodern gynnwys y canlynol:
Camfanteisio ar weithwyr – Mae dioddefwyr yn cael eu gorfodi i weithio yn erbyn eu hewyllys, gan weithio oriau hir iawn yn aml am ychydig iawn o gyflog neu ddim cyflog o gwbl mewn amodau ofnadwy o dan fygythiadau trais geiriol neu gorfforol.
Caethwasanaeth Domestig – Mae dioddefwyr yn cael eu gorfodi i wneud gwaith tŷ a thasgau domestig mewn cartrefi preifat am dâl bach neu ddim tâl o gwbl, cyfyngu ar eu hawl i symud, amser rhydd cyfyngedig iawn neu ddim amser rhydd o gwbl, a phreifatrwydd lleiaf posibl, yn aml yn cysgu lle maent yn gweithio.
Camfanteisio Rhywiol – Mae dioddefwyr yn cael eu gorfodi i gyflawni gweithredoedd rhywiol heb gydsyniad neu gamdriniol yn erbyn eu hewyllys, megis puteindra, gwaith cydymaith a phornograffi. Yn aml, mae oedolion yn cael eu gorfodi o dan fygythiad grym, neu gosb arall.
Camfanteisio Troseddol – Yn aml, dan reolaeth a cham-drin, mae dioddefwyr yn cael eu gorfodi i gyflawni troseddau megis tyfu canabis neu ddwyn o bocedi yn erbyn eu hewyllys.
Masnachu Pobl – mae pobl yn cael eu twyllo, eu bygwth neu eu gorfodi i sefyllfaoedd sy’n caniatáu iddynt gael eu camfanteisio. Yna caiff yr unigolion hyn eu gwerthu ymlaen, naill ai’n aros yn eu gwlad neu’n cael eu cludo ar draws ffiniau.
Caethiwed Dyled – Mae dioddefwyr yn cael eu gorfodi i weithio i dalu eu dyledion na fyddant byth yn gallu eu talu mewn gwirionedd.
Polisïau
Mae’r polisïau canlynol yn eu lle i helpu i atal arferion anfoesegol a chaethwasiaeth fodern yn ein busnes a’n cadwyn gyflenwi.
• Polisi Caffael Cynaliadwy
• Polisi Chwythu’r Chwiban
• Safonau Ariannol
• Gweithdrefnau Safonau Contractio
• Polisi Cyfle Cyfartal
• Polisi Diogelu
• Polisi Iechyd a Diogelwch
• Cod Ymddygiad
Y Gadwyn Gyflenwi
Mae’r Awdurdod yn gwario tua £3 miliwn y flwyddyn ar drydydd parti. Mae hyn yn golygu rhyw 934 o gyflenwyr. Y meysydd risg uchel o droseddau caethwasiaeth fodern yw adeiladu, gweithgynhyrchu, dillad, glanhau, hamdden, lletygarwch, ac arlwyo. Cymerir pob diwydrwydd dyladwy wrth ddyfarnu contractau er mwyn lliniaru’r risgiau o unrhyw broblemau o ran Caethwasiaeth Fodern mewn meysydd risg uchel.
Mae’r Awdurdod yn monitro ei gyflenwyr yn y meysydd hyn i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r Cod Ymarfer Moesegol. Gwneir y monitro yn ystod y trefniadau o fonitro contractau. Mae hyn yn cyfeirio at arferion cyflogaeth gan gynnwys hunangyflogaeth ffug, amodau gwaith, hawliau statudol y gweithiwr, contractau dim oriau, a bod yn aelod o Undebau Llafur.
Mae’n ofynnol i bawb sy’n ymwneud â chaffael asesu cyflenwyr a chontractwyr i glustnodi risgiau posibl o gaethwasiaeth fodern, a gellid gwneud hynny drwy’r canlynol;
• Archwilio arferion y cyflenwyr, eu hamodau gwaith, a’u polisïau hawliau dynol.
• Ymgysylltu â chyflenwyr i ennyn ymwybyddiaeth am gaethwasiaeth fodern.
• Annog cyflenwyr i fabwysiadu arferion moesegol, i gydymffurfio â chyfreithiau perthnasol, ac i weithredu mesurau gwrth-gaethwasiaeth.
• Cynnwys cymalau gwrth-gaethwasiaeth mewn contractau.
• Annog cyflenwyr i ddadlennu gwybodaeth am eu his-gyflenwyr ac arferion gwaith.
Strategaeth Caffael Cymdeithasol Gyfrifol
Bydd yr Awdurdod yn bwrw ymlaen â’r camau gweithredu i sicrhau nad oes unrhyw arferion anfoesegol na chaethwasiaeth fodern yn ei fusnes ei hun nac yn ei gadwyn gyflenwi drwy ei strategaeth caffael cymdeithasol gyfrifol. Bydd hyn yn cynnwys ennyn ymwybyddiaeth a hyfforddi staff.
Rheoli Polisi
Lefel y Newid:
Mae’n ofynnol i Bolisi Newydd neu Newid Polisi gael cymeradwyaeth yr APC
Ymgynghori:
Y Pennaeth Datgarboneiddio a’r Pennaeth Cyllid a Chodi Arian. Y Swyddog Datgarboneiddio, Rheolwyr Prosiectau Adeiladu, a’r Swyddog Perfformiad a Chydymffurfiaeth – 19/04/2024
Y Staff a’r Aelodau – 24/09/2024
Y Tîm Rheoli – 09/07/2024
Asesiadau:
Amherthnasol
Cymeradwyaeth:
Yr APC 23/10/24
Hanes y Fersiwn:
Fersiwn – F2
Dyddiad Gweithredol – 23/10/24
Crynodeb o’r Newidiadau –
Fformat newydd.
Deddfwriaeth wedi’i diweddaru.
Polisïau a gweithdrefnau gweithredu cysylltiedig wedi’u diweddaru.
Diweddaru’r testun i gynnwys datgarboneiddio, yr economi gylchol ac egwyddorion gwerth cymdeithasol.
Dileu’r adran ar e-gaffael gan mai dyma’r arfer safonol, drwy ddefnyddio S2W.
Ychwanegwyd diffiniadau.
Ychwanegwyd Caethwasiaeth fodern.
Dileu cyfeiriadau at ddeddfwriaeth yr UE.
Dileu’r rhestr wirio ar gaffael cynaliadwy.
Gwerth am arian, diffiniad ac adran wedi’i diweddaru sy’n ystyried argymhellion yr archwilwyr mewnol 2024.
Adolygu:
Fersiwn – F2
Dyddiad Gweithredol – 23/10/24
Perchennog y Ddogfen – Pennaeth Datgarboneiddio
Dyddiad Sbarduno’r Adolygiad – Cylch adolygu o 3 blynedd. Hydref 2027 neu cyn hynny i ystyried unrhyw newidiadau deddfwriaethol neu weithredol.