Gweithdrefn a Chanllawiau ar Geisiadau am Fynediad at Ddata gan y Testun

Beth yw Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun?

Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun yw cais a wneir gan unigolyn i gael mynediad at ddata personol y mae sefydliad yn ei gadw amdano, ac sy’n cael ei brosesu mewn system ffeilio awtomataidd neu â llaw.

Data personol yw:

• gwybodaeth sy’n adnabod unigolyn, ac
• sy’n ymwneud â’r unigolyn mewn modd ystyrlon.

Mae enghreifftiau o ddata allai adnabod unigolyn yn cynnwys:

• Dyfais adnabod sylfaenol megis enw, dyddiad geni, cyfeiriad cartref.
• Categorïau arbennig o ddata megis ethnigrwydd, credoau crefyddol, data iechyd.

Eich hawliau mynediad at wybodaeth

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, mae gan unigolion yr hawl:
• i ofyn am fynediad at ei ddata personol,
• i dderbyn copi o’i ddata personol (yn amodol ar eithriadau cyfreithiol),
• i ddeall sut mae eu data personol yn cael ei ddefnyddio.

Mae dau hawl ar wahân.

1. Hawl unigolyn i gael mynediad at ei ddata personol ei hun o dan erthygl 15 o GDPR y DU.

Dim ond gwybodaeth sy’n ymwneud â hwy neu sydd amdanynt hwy y mae gan unigolion hawl i’w dderbyn, fodd bynnag gallant ofyn i rywun arall arfer eu hawl a gweithredu ar eu rhan.

Lle gwneir cais cyfreithlon, byddwn yn ymateb i’ch cais heb oedi gormodol a dim hwyrach nag o fewn un mis calendr, er y gellir ymestyn hyn am ddau fis pellach o dan rhai amgylchiadau.

2. Hawl unigolyn i dderbyn gwybodaeth atodol sy’n egluro’r modd yr ydym yn prosesu eu data personol, gan gynnwys ein dibenion ar gyfer prosesu eu gwybodaeth, a’r categorïau o wybodaeth bersonol yr ydym yn eu prosesu. Nodir hyn yn ein Hysbysiad Preifatrwydd .

Sut allwch wneud cais?

Gellir gwneud cais yn ysgrifenedig neu ar lafar. Er mwyn sicrhau bod gennym yr holl wybodaeth angenrheidiol i ymateb yn effeithlon, gallwch gwblhau eich cais drwy lenwi’r ffurflen ganlynol {bydd y ddolen ar gael yn fuan}. Dylid anfon pob cais at: GwasanaethauAelodau@arfordirpenfro.org.uk

Byddwch mor glir â phosibl a chynnwys:

• Enw llawn y person y gofynnir am ei ddata.
• Enw llawn y person sy’n gofyn am y wybodaeth, os yw hyn yn wahanol i’r person y mae’r data yn ymwneud ag ef. Lle bo hyn yn wir, nodwch eich perthynas â’r unigolyn.
• Y wybodaeth benodol sydd ei hangen arnoch ynghyd ag unrhyw enwau unigolion allai fod yn awdur neu’n dderbynnydd y wybodaeth dan sylw ac unrhyw gyfnodau amser perthnasol.

Po gliriach a mwy penodol y gallwch wneud eich cais, bydd yn ein galluogi i ddod o hyd i’r wybodaeth yn effeithlon i ateb eich gofynion.

Os yw eich cais yn eang iawn neu’n aneglur neu os ydym yn prosesu llawer iawn o wybodaeth, efallai y byddwn yn cysylltu â chi:

• i ofyn am eglurhad ynghylch y wybodaeth benodol sydd ei hangen arnoch, neu
• i geisio gwybodaeth ychwanegol i’n helpu i ddod o hyd i’r wybodaeth benodol sydd ei hangen arnoch.

Mae’r cyfnod amser i ymateb i’ch cais yn cael ei oedi tan i ni dderbyn eich eglurhad.

Er bod defnyddio offer Deallusrwydd Artiffisial (AI) yn dod yn gyffredin i helpu i ddrafftio’r cyfryw geisiadau, byddwch yn ofalus gan eu bod yn aml yn golygu nad yw’r cais yn berthnasol i’ch gofynion, maent yn cymhlethu ceisiadau yn ormodol neu’n dyfynnu deddfau anghywir gan wneud y cais yn fwy cymhleth nag sydd angen.

Gofyn am brawf o’ch hunaniaeth

Cyn ymateb i gais am wybodaeth, rhaid i ni fod yn fodlon ar hunaniaeth y sawl sy’n gwneud y cais.

Efallai y bydd rhywun eisiau i drydydd parti (e.e. perthynas, ffrind neu gyfreithiwr) wneud cais am wybodaeth ar ei ran. Rhaid i ni fod yn fodlon bod gan y trydydd parti sy’n gwneud y cais hawl i weithredu ar ran y person dan sylw.

Gall plant wneud eu Cais Mynediad at Wybodaeth eu hunain, waeth beth fo’u hoedran.
Dim ond pan nad yw’r plentyn yn gallu arfer ei hawliau ei hun, neu pan fydd yn gofyn iddynt weithredu ar ei ran, y gall rhieni/ gofalwyr gyflwyno cais am wybodaeth ar ran eu plentyn.

Efallai y bydd angen i ni ofyn i chi am y canlynol:
• prawf o’ch hunaniaeth, a/neu
• prawf o awdurdod i weithredu ar ran person arall.

Mae hyn er mwyn sicrhau bod data personol yn cael ei ddatgelu’n ddiogel ac yn gyfreithlon. Mae’r cyfnod amser i ymateb i’ch cais yn cael ei oedi tan i ni dderbyn tystiolaeth briodol o’ch hunaniaeth.

Cyfnodau amser i ymateb i’ch cais

Byddwn yn ymateb i’ch cais am wybodaeth heb oedi gormodol a dim hwyrach nag o fewn un mis calendr, er y gellir ymestyn hyn am ddau fis pellach os yw’r cais yn gymhleth neu os yw’n ymwneud â llawer iawn o ddata. Os felly, byddwn yn eich hysbysu o’r angen i ymestyn y cyfnod amser.

Byddwn hefyd yn oedi eich cais tra byddwn yn aros am eglurhad gennych, lle mae angen caniatâd arnom i fwrw ymlaen, neu lle byddwn yn aros am dystiolaeth o’ch hunaniaeth.

Chwiliadau rhesymol a chymesur

Byddwn yn cynnal chwiliadau rhesymol a chymesur o’n systemau i ddod o hyd i’r wybodaeth benodol sydd ei hangen arnoch.

Byddwn yn gwneud pob ymdrech resymol i ddod o hyd i’r wybodaeth a’i hadfer, ond ni fydd hyn yn ymestyn i chwiliadau sy’n afresymol neu’n anghymesur â phwysigrwydd darparu mynediad at y wybodaeth. Wrth wneud hynny, byddwn yn ystyried:

• Amgylchiadau eich cais.
• Y swm o wybodaeth y gallai fod angen i ni chwilio amdano.
• Unrhyw anawsterau sy’n gysylltiedig â dod o hyd i’r wybodaeth.
• Natur sylfaenol eich hawl i gael mynediad.

Mae’r Awdurdod yn cadw data personol yn ein systemau ffeilio amrywiol (electronig ac mewn rhai achosion, â llaw) ac ar ffurf llawer o gofnodion gwahanol, gall y rhain gynnwys:

• Ceisiadau cynllunio
• Gwrthwynebiadau cynllunio
• Logiau ymwelwyr
• Logiau damweiniau
• E-byst neu ohebiaeth arall
• Archebion am nwyddau neu ddigwyddiadau
• Cofnodion gwirfoddolwyr/ cefnogwyr

Gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd am ragor o wybodaeth am y data a gedwir.

Mae nifer o ffactorau y mae’n rhaid i ni eu hystyried i benderfynu a yw’r wybodaeth sydd gennym mewn gwirionedd yn ddata personol i chi. Mae hyn yn cynnwys ystyried y cynnwys, y cyd-destun, y diben, a’r effaith y mae’r prosesu yn ei chael arnoch chi. Bydd amgylchiadau megis mewn negeseuon e-bost neu ohebiaeth arall lle gall data sydd gennym gyfeirio atoch chi neu fod yn gysylltiedig â chi (h.y. gall eich enw gael ei fanylu) ond nid yw’n ‘perthyn’ i chi gan fod y cynnwys yn ymwneud â rhywbeth arall. Rydym yn adolygu pob cofnod fesul achos, a datgelu dim ond y wybodaeth y mae’n ofynnol i ni ei datgelu o dan y ddeddfwriaeth diogelu data.

Nid yw negeseuon e-bost, gohebiaeth gyffredinol na chofnodion eraill nad ydynt wedi’u dosbarthu fel cofnodion swyddogol, yn cael eu cadw fel mater o drefn.

Gwrthod neu gyflawni eich cais yn rhannol a chodi ffi

Mae rhai amgylchiadau lle byddwn o bosibl yn gwrthod neu ond yn cyflawni eich cais yn rhannol. Gall hyn fod yn wir lle byddwn yn ystyried bod eich cais:

• Yn Amlwg yn Ddi-sail – lle mae’n amlwg bod eich cais wedi’i fwriadu mewn gwirionedd at ddibenion heblaw arfer eich hawl gyfreithiol i gael mynediad at wybodaeth. Efallai y byddwn hefyd yn ystyried codi ffi.

• Yn amlwg yn ormodol – lle mae eich cais yn ailadroddus, yn ormodol o ran cwmpas, neu’n rhoi baich anghymesur ar yr Awdurdod. Efallai y byddwn hefyd yn ystyried codi ffi.

• Yn cynnwys gwybodaeth am unigolion eraill – byddwn yn ystyried a yw’n rhesymol golygu eu gwybodaeth, ceisio eu caniatâd i ddatgelu’r wybodaeth, neu fel arall, atal y wybodaeth. Ymhlith enghreifftiau mae negeseuon e-bost neu ohebiaeth lle cyfeirir atoch ond sydd hefyd yn cynnwys gwybodaeth am bobl eraill; lluniau teledu cylch cyfyng lle nad ydym yn gallu diogelu hunaniaeth pobl eraill.

• Yn ymwneud â gwybodaeth gyfrinachol – lle mae disgwyliad rhesymol na chaiff y wybodaeth ei rhannu, megis datganiadau tystion, neu faterion sensitif am iechyd neu lle rhoddwyd y wybodaeth i ni gan gorff/ asiantaeth broffesiynol arall.

• Gwybodaeth a ddarperir fel rhan o gyngor cyfreithiol.

Efallai y byddwn hefyd yn dal gwybodaeth a roddwyd i ni gan barti arall, er enghraifft, gweithwyr proffesiynol eraill neu aelodau’r cyhoedd. Os felly, efallai y bydd angen i ni wirio yn gyntaf a allwn ryddhau’r wybodaeth neu fel arall efallai y bydd gofyn i ni beidio â rhyddhau’r wybodaeth.

Mae rhesymau eraill pam efallai na fyddwn yn gallu cyflawni eich cais, gan gynnwys lle gallai achosi niwed difrifol i iechyd corfforol neu feddyliol unrhyw berson. Lle mae’r cyfryw eithriadau yn berthnasol, dim ond lle mae’r gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny y byddwn yn atal gwybodaeth neu’n gwrthod eich cais.

Darparu’r wybodaeth i chi

Er mwyn sicrhau ein bod yn cydymffurfio’n llawn â’n holl rwymedigaethau, efallai na fyddwn yn rhoi copïau na dogfennau gwreiddiol i chi ac yn lle hynny byddwn yn rhoi darnau o destun neu grynodeb o’ch data personol. Ar ben hynny, lle gallwch gael mynediad at y wybodaeth eich hun megis drwy’r Porthol Cynllunio, byddwn yn rhoi gwybod i chi sut y gallwch ddod o hyd i’r wybodaeth benodol sydd ei hangen arnoch.

Byddwn bob amser yn anelu at ddarparu’r wybodaeth i chi ar ffurf electronig oni bai eich bod yn gofyn yn benodol fel arall. Byddwn bob amser yn sicrhau bod y wybodaeth yn cael ei darparu mewn modd darllenadwy, hygyrch a diogel.

Os byddwch yn gofyn am ail gopïau o wybodaeth sydd gennych eisoes neu y mae gennych fynediad at y wybodaeth honno, efallai y byddwn yn gwrthod eich cais neu’n codi ffi am hyn.

Sut i godi pryder neu gŵyn am y modd yr ydym wedi ymdrin â’ch cais am fynediad at wybodaeth

Os ydych yn bryderus neu’n anfodlon â’r modd yr ydym wedi ymdrin â’ch cais am wybodaeth, gallwch gymryd y camau canlynol:

• Codi’r mater gyda ni, am ragor o wybodaeth gweler ein Gweithdrefn Cwynion Diogelu Data {mewnosod dolen}
• Fel arall, gallwch anfon e-bost atom yn GwasanaethauAelodau@arfordirpenfro.org.uk
• Byddwn yn cydnabod derbyn eich cais o fewn 30 diwrnod o’i dderbyn ac yna’n rhoi ymateb llawn heb oedi gormodol.
• Os ydych yn dal i fod yn anfodlon, mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.