Gweithdrefn Cwynion Diogelu Data

Gall cwyn diogelu data fod ynglŷn â’r canlynol:

• y modd y gwnaethom ymateb i gais gwrthrych am fynediad at ddata neu gais arall am hawliau gwybodaeth;
• y modd y gwnaethom gadw gwybodaeth yn ddiogel (gan gynnwys pryderon ynghylch torri rheolau data); neu
• y modd y gwnaethom gasglu, defnyddio, rhannu, storio, cadw neu gywiro gwybodaeth bersonol.

Os yw eich pryder yn ymwneud â rhywbeth arall, cyfeirier at ein Safonau Gwasanaeth am ragor o wybodaeth: Safonau Gwasanaeth – Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro

Pwy all gwyno?

Gall unrhyw un godi cwyn diogelu data ynghylch y modd yr ydym wedi defnyddio eu gwybodaeth bersonol (neu wybodaeth rhywun y maent yn gweithredu ar ei ran).

Gall plant a phobl ifanc gwyno yn eu rhinwedd eu hunain. Byddwn yn egluro pethau mewn iaith glir, sy’n briodol i’w hoedran ac yn ystyried eu gallu i ddeall ac arfer eu hawliau.

Sut mae gwneud cwyn diogelu data

Gallwch gwyno yn uniongyrchol wrthym ni ym mha fodd bynnag sydd hawsaf i chi. Rydym yn derbyn cwynion drwy’r e-bost, llythyr neu dros y ffôn. Gallwch ddefnyddio ein ffurflen ar-lein (i ddilyn) sy’n sicrhau ein bod yn derbyn y wybodaeth angenrheidiol i reoli eich cwyn yn effeithlon. Fel arall, gallwch anfon eich cwyn at y Tîm Gwasanaethau Democrataidd:

E-bost: GwasanaethauAelodau@arfordirpenfro.org.uk

Post: Parc Llanion, Doc Penfro, SA72 8DY

Ffôn (os oes angen help arnoch): 01646 624800

Yn bersonol: Parc Llanion, Doc Penfro, SA72 8DY

Beth i’w gynnwys (os gallwch chi)

Os nad ydych yn defnyddio’r ffurflen ar-lein, cofiwch gynnwys y canlynol:

• eich enw a’ch manylion cyswllt;
• os ydych yn cwyno ar ran rhywun arall, rhowch ei enw a’r manylion cyswllt;
• beth ddigwyddodd a phryd;
• pa wybodaeth bersonol y dymunwch dynnu sylw ati;
• pa ganlyniad fyddech chi yn ei ddymuno.

Os ydych yn cwyno ar ran rhywun arall, efallai y bydd angen tystiolaeth arnom bod gennych yr awdurdod i wneud hynny (er enghraifft, cyfrifoldeb rhiant neu ganiatâd ysgrifenedig, yn dibynnu ar yr amgylchiadau).

Beth fyddwn yn ei wneud pan fyddwn yn derbyn eich cwyn

• Byddwn yn cydnabod derbyn eich cwyn cyn pen 30 diwrnod.

Bydd ein nodyn cydnabod yn cadarnhau ein bod wedi derbyn eich cwyn a’n bod yn ymchwilio i’ch cwyn.

Weithiau gallwn ymchwilio a dod i ganlyniad llawn cyn pen 30 diwrnod. Yn y cyfryw achos, efallai na fyddwn yn anfon cydnabyddiaeth ar wahân yn gyntaf.

• Byddwn yn ymchwilio ac yn rhoi gwybod i chi wrth fynd rhagddo

 Byddwn yn cymryd camau priodol heb oedi gormodol, gan gynnwys gwneud ymholiadau a rhoi gwybod i chi.

Efallai y byddwn yn gofyn i chi am ragor o wybodaeth os oes angen i ddeall y mater.

• Amserlen ein hymateb

 Ein nod yw datrys pob cwyn cyn gynted â phosibl.

Byddwn yn rhoi canlyniad heb oedi anghyfiawn na gormodol unwaith y bydd ein hymchwiliad wedi’i gwblhau. Os yw eich cwyn yn gymhleth ac yn cymryd mwy o amser, byddwn yn egluro pam ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi.

• Y canlyniad y byddwch yn ei dderbyn

Pan fyddwn yn ymateb, byddwn:

• • yn egluro’r hyn a ganfuwyd a’r modd y daethom i’n casgliad.
  • lle bo’n berthnasol, yn egluro’r hyn a wnaed i ddatrys y mater ac unrhyw gamau a gymerwyd (os yn briodol).

Eich hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Mae gennych yr hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar unrhyw adeg. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd y Comisiynydd Gwybodaeth yn disgwyl i chi godi eich cwyn gyda ni yn y lle cyntaf.

Hygyrchedd a chymorth

Os oes angen help arnoch i wneud cwyn (er enghraifft, oherwydd anabledd, anghenion iaith, neu oherwydd eich bod yn blentyn/ person ifanc), dywedwch wrthym a byddwn yn gwneud addasiadau rhesymol.

Cofnodi a dysgu

Rydym yn cadw cofnodion o gwynion a’r camau a gymerwyd gennym er mwyn i ni allu ymateb yn briodol a dysgu gwersi er mwyn gwella.