Canllaw i Geisiadau Deddf Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 i Awdurdod Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro

Mae cyfreithiau sy’n rhoi’r hawl mynediad hon i chi, sef:

• Deddf Rhyddid Gwybodaeth;
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol.

Os gofynnwch am wybodaeth, rhaid i awdurdodau cyhoeddus roi’r wybodaeth honno, oni bai bod rheswm da dros beidio.

Os ydych am ofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol eich hun gan awdurdod cyhoeddus, mae angen i chi wneud cais am fynediad at ddata gan y testun.

Dyma ‘ganllaw cyflym’ i’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth ac i’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol ac i brosesau’r Awdurdod ar gydymffurfio â’r Ddeddf a’r Rheoliadau hyn. NID yw’n grynodeb pendant o’r gyfraith nac o’r polisïau a’r gweithdrefnau a weithredir gan yr Awdurdod i gydymffurfio â’r Ddeddf a’r Rheoliadau hyn.

Mae’r Awdurdod hwn yn ceisio bod yn agored yn ei weithgareddau a rhoi gwybodaeth pan ofynnir am hynny, fodd bynnag, mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn mynnu hyd yn oed mwy o fynediad a dull mwy ffurfiol o ddelio â cheisiadau.

Sut mae cyflwyno ‘cais am wybodaeth’

Rhaid i gais fod yn ysgrifenedig (oni bai bod y cais am wybodaeth Amgylcheddol, ac yn yr achos hwnnw gellir gwneud y cais ar lafar) a rhoi enw a chyfeiriad (mae enwau a chyfeiriadau e-bost yn ddilys). Mae gennym ddyletswydd i gynorthwyo pobl i wneud y cyfryw gais os oes angen cymorth arnynt i wneud hynny. Gellir e-bostio ceisiadau i info@arfordirpenfro.org.uk

A fyddech gystal â bod yn benodol a rhoi disgrifiad clir o’r wybodaeth a geisiwch, ac unrhyw ddyddiadau neu fanylion eraill fydd o gymorth i ni chwilio am y wybodaeth dan sylw. Cofiwch gynnwys manylion cyswllt y gallwn eu defnyddio i ymateb i chi yn ysgrifenedig, a nodi sut y dymunwch dderbyn y wybodaeth (er enghraifft drwy’r e-bost).

Er bod defnyddio offer Deallusrwydd Artiffisial (AI) yn dod yn gyffredin i helpu i ddrafftio ceisiadau, defnyddiwch yr offer hwn yn ofalus gan fod ceisiadau a ddrafftiwyd yn y modd hwn yn aml yn rhy gymhleth, yn cynnwys pwyntiau sy’n amherthnasol, neu’n dyfynnu deddfau anghywir, gan wneud y cais yn fwy cymhleth nag sydd angen. A fyddech gystal â sicrhau bod y cais yn glir, yn gryno ac yn canolbwyntio ar y wybodaeth ofynnol gan fod ceisiadau byr, syml yn haws i ni eu prosesu, ac fel arfer yn arwain at ymatebion cyflymach a mwy cywir.

Oni bai bod esemptiad neu eithriad yn berthnasol, mae’n ofynnol i ni: (1) gadarnhau neu wadu bod gennym y wybodaeth, A (2) datgelu’r wybodaeth. Fel arfer rhaid gwneud hyn o fewn 20 diwrnod gwaith. Os gofynnwn i chi egluro’ch cais, nid yw’r 20 diwrnod gwaith yn dechrau nes i chi roi’r eglurhad. Efallai y bydd angen i ni hefyd ymestyn yr amser a gymerir i ymateb i gais Rhyddid Gwybodaeth os oes angen i ni ystyried cydbwysedd budd y cyhoedd wrth ddatgelu neu atal y wybodaeth y gofynnwch amdani. Os ydym am wneud hyn, rhaid i ni ysgrifennu atoch i roi gwybod i chi cyn pen yr 20 diwrnod gwaith cychwynnol. O dan y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, gallwn gymryd hyd at 40 diwrnod gwaith os yw’r cais yn gymhleth.

Gallwch ddod o hyd i gyngor ar wneud ceisiadau effeithiol am wybodaeth ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Pa wybodaeth sydd wedi’i chynnwys?

Mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn ôl-weithredol, h.y. maent yn berthnasol i wybodaeth o unrhyw ddyddiad. Mae ‘Gwybodaeth’ yn cwmpasu’r holl wybodaeth a gofnodwyd. Felly, mae’n cynnwys manylion polisi, gweithdrefnau, gwneud penderfyniadau, adroddiadau, cofnodion cyfarfodydd, gohebiaeth (gan gynnwys e-byst), papurau gwaith, nodiadau anffurfiol, ac ati. Mae hefyd yn cwmpasu gwybodaeth (gan gynnwys yr hyn sydd mewn e-byst) a gofnodwyd gan Aelodau yn eu swyddogaeth swyddogol ac a gedwir gan yr Awdurdod.

Mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn berthnasol i wybodaeth mewn unrhyw gyfrwng, h.y. electronig neu gopi caled. Gall ‘gwybodaeth’ hefyd gynnwys gwybodaeth a gopïwyd neu a fenthycwyd oddi wrth trydydd partïon nad ydynt eu hunain o bosibl yn ddarostyngedig i’r Ddeddf/ Rheoliadau. Hefyd mae’n bosibl y bydd rhaid datgelu gwybodaeth a gedwir gan ein contractwyr.

A fyddaf yn derbyn popeth y gofynnaf amdano?

Nid bob tro.

Mae gennych yr hawl i gael mynediad at wybodaeth sydd eisoes yn bodoli, ond nid oes rhaid i ni greu gwybodaeth newydd i ymateb i’ch cais. Ac weithiau nid ydym yn dal y wybodaeth y gofynnwch amdani nac yn ei chadw yn y fformat y gofynnwch amdano. Os felly, byddwn yn egluro hynny i chi.

Gallwn hefyd wrthod eich cais os yw’n flinderus, yn ailadroddus neu os byddai’n costio gormod i gydymffurfio. Mae hyn er mwyn diogelu arian cyhoeddus.

Os amcangyfrifir y byddai cydymffurfio â chais Rhyddid Gwybodaeth yn costio mwy na £450, yna gallwn wrthod eich cais. Gall cost cydymffurfio gynnwys amser staff, wedi’i gyfrifo fesul awr.

O dan y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, nid oes terfyn penodol ar y gost y gallwn wrthod cais y tu hwnt i’r terfyn hwnnw. Gallwn wrthod ceisiadau os byddai’r gost yn amlwg yn afresymol.

Mae bod mor benodol â phosibl yn eich cais yn gymorth i leihau’r gost o ymateb i’r cais. Byddwch wedyn yn fwy tebygol o gael y wybodaeth.

Gallwn wrthod cais os yw’n flinderus (Rhyddid Gwybodaeth) neu’n amlwg yn afresymol (Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol). Mae hyn yn golygu bod y cais yn debygol o achosi lefel anghymesur neu lefel na ellir ei gyfiawnhau o darfu, anniddigrwydd neu boendod.

A allwn ni guddio gwybodaeth?

Mae rhesymau dilys pam y gallwn wrthod neu wrthod yn rhannol eich cais am wybodaeth. Mae rhannau penodol o’r ddeddfwriaeth yn nodi’r rhesymau hyn. Fe’u gelwir yn ‘esemptiad’ o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth ac yn ‘eithriad’ o dan y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am y rhain ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth.

Cynllun Cyhoeddi

Mae Cynllun Cyhoeddi yr Awdurdod yn rhoi dolenni cyswllt i wybodaeth yr ydym yn sicrhau ei bod ar gael yn rheolaidd. Os yw’r wybodaeth eisoes wedi’i chyhoeddi, ar gael ar y wefan, ar fin cael ei chyhoeddi neu ar gael yn hawdd mewn man arall, nid oes angen i ni roi’r wybodaeth er y dylem roi gwybod i’r sawl sydd wedi gofyn am y wybodaeth.

Ffioedd

O dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, mae’r Llywodraeth wedi nodi na chaniateir codi unrhyw dâl hyd at y terfyn costau o £450, ac eithrio am ‘dreuliau’ (h.y. copïo a phostio). Nid oes rhaid i ni wario mwy na £450 wrth ymateb i ymholiad. Rhaid i ni geisio cyflwyno’r wybodaeth yn y modd y gofynnwyd amdano, e.e. copïau – neu archwiliad – o gofnodion gwreiddiol, neu grynodeb. Os byddai rhoi’r wybodaeth yn y modd y gofynnwyd amdano yn uwch na’r terfyn cost o £450, rhaid i ni hysbysu’r ceisydd a cheisio ffordd arall, rhatach o roi’r wybodaeth, e.e. drwy archwiliad yn hytrach na rhoi copïau. Os yw’r gost yn uwch na £450, rhaid i’r ceisydd dalu cyn i’r chwiliad a choladu’r data ddechrau.

Os ydych wedi gofyn am wybodaeth amgylcheddol, mae system ffioedd y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn caniatáu i awdurdod cyhoeddus godi tâl am yr amser gwaith a dreulir yn dod o hyd i’r wybodaeth.

Hawlfraint

Os yw’r ymateb o bosibl yn cynnwys gwybodaeth a gafwyd gan drydydd parti, rhaid cymryd gofal i beidio â thorri hawlfraint – yn enwedig mapiau OS a darnau o adroddiadau na chomisiynwyd gan yr Awdurdod.

Cwynion

Rhaid gwneud cwynion am yr Awdurdod ar faterion Deddf Rhyddid Gwybodaeth yn ysgrifenedig drwy ddefnyddio Gweithdrefn Gwyno yr Awdurdod ar Ryddid Gwybodaeth a eglurir yn yr ymateb i bob cais Rhyddid Gwybodaeth. Os yw person yn anfodlon â’r canlyniad, gall gwyno wrth y Comisiynydd Gwybodaeth.

Am ragor o wybodaeth cysylltwch ag Awdurdod Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro, Parc Llanion, Doc Penfro, Sir Benfro SA72 6DY.

Ffôn: 01646 624800

www.arfordirpenfro.org.uk

e-bost info@ arfordirpenfro.org.uk